BiPRO & PDF-BOX

Die Geschichte zum Produkt:

PDF BOX
Es war Anfang 2017 und gerade kam der Stapel Jahresrechnungen der InterRisk per Post. Das waren etwa 3000 Blatt Papier, die es nun einzupflegen gab.
Wenn man zusammen rechnet, dass jedes Dokument nur 30 Sekunden inklusive Scan und Hinterlegen benötigt, kostet mich das rund 600 EUR.

600 EUR!!!! Für was denn, fragte ich mich?

Und dabei habe ich ja nur den Stapel einer Gesellschaft gesehen. Die Freude unserer Sachbearbeiter stand ihnen förmlich ins Gesicht geschrieben, als sie das Kilo schwere Paket öffneten. Auf die Frage, wie sie das alles schaffen sollten antworte ich lediglich:

Dann müsst ihr halt schneller arbeiten!

Ich nahm die Rechnungen zur Hand und sah mir diese und andere Beitragsrechnungen an. Mir fiel auf, dass es immer wieder ähnliche Begrifflichkeiten auf dem Dokument gab. Andere Systeme, die schon auf dem Markt sind, versuchen anhand bestimmter Worte und Positionen auf der Seite, Informationen auszulesen. Allerdings ist dies bei einer so großen Anzahl von Dokumenten, die sich auch noch ständig ändern, fast unmöglich.

Aber selbst wir Menschen machen Fehler und beurteilen Texte falsch.

Ich beobachte mich selbst, woran ich als Mensch erkenne, wo die wirklichen Informationen in einem Dokument stehen. Mir fiel auf, dass ich den Fußtext und auch den gesamten Kopftext aus Gewohnheit ignoriere und die Anrede im Dokument suche. Dann beginne ich, den wirklichen Text zu lesen. Allerdings höre ich bei der Verabschiedung auf und ignoriere weitere Seiten, die zum Beispiel AGB Texte enthalten.

Ist es möglich ein Programm zu schreiben, was funktioniert wie ein Mensch?

Ich suchte aus unzähligen Dokumenten die wichtigen Informationen zusammen und versuchte nach Wortblöcken, dann nach Sätzen, dann nach einzelnen Worten irgendeinen Zusammenhang zu finden, woran man den Sinn eines Dokumentes erkennen kann.
Auch experimentierte ich, indem ich verschiedene Worte mit höherer Wichtigkeit behandle, denn das Wort “Beitragsrechnung” ist nun mal wichtiger als das Wort “und”.

Diese Entwicklungsarbeit hat Monate gedauert...

...und ich habe bestimmt 100 verschiedene Verfahren ausprobiert und die Ergebnisse miteinander verglichen. Am Ende fand ich eine Lösung, die sehr zuverlässig funktionierte. Wie diese Lösung aussieht, würde ich Ihnen liebend gern beschreiben, allerdings würde es mehrere Tage benötigen, das Programm zu erklären und ich denke Sie wollen es lieber anwenden, statt verstehen.

Ich konnte nun aus einem Text relativ einfach den Sinn erkennen.

Aber jetzt kamen weitere Probleme:
Ich benötigte weitere Daten aus dem Dokument die auch hin und wieder unterschiedlich formatiert geliefert werden. Dazu gehören mindestens die Adresse des Kunden, das Datum, die Versicherungsnummer, eine Schadennummer und das Kfz Kennzeichen.

Wie erkennt ein Mensch eine Adresse?

Woher weiß ein Mensch, ob es sich bei dieser Adresse um die Kundenadresse oder die Vermittleradresse handelt? Wenn Sie selbst schon Dokumente verarbeitet haben, wissen Sie, dass das nicht immer ganz einfach ist, weil manchmal auch die Vermittleradresse im Brieffenster steht. Auch bei der Formatierung der Adressen wurde dem Einfallsreichtum der Gesellschaften keine Grenzen gesetzt.

Versicherungsnummer wurden entwickelt um alle Beteiligten zu verwirren.

Ein und die gleiche Versicherungsnummer kann schätzungsweise 5 verschiedene Formatierungen haben. Wir vermuten, dass bei den Programmierern Alkohol im Spiel war, als sie beschlossen, die Versicherungsnummern auf der Police, Beitragsrechnung, Schadenformular, Provisionsabrechnung, GDV-Datensatz und Antragsrückfrage immer anders zu formatieren. Die Verarbeitung bringt selbst den gutmütigsten Sachbearbeiter zur Weißglut.

Unsere KI hat immer die gleiche Laune.

Unsere Künstliche Intelligenz ist hier dem Menschen in Sachen Qualität und Schnelligkeit überlegen. Wir haben bei unzähligen Tests zehntausende Dokumente überprüft, die in unserer Verwaltung von Menschenhand hinterlegt wurden. Und dabei kam heraus, dass die menschliche Fehlerquote viel größer ist, als die unserer KI.

Maschinen dürfen keine Fehler machen.

Bei der Dokumentenverarbeitung bewegen wir uns nicht im Bereich Schwarz und Weiß, sondern viele Dokumente werden von unterschiedlichen Menschen auch unterschiedlich bearbeitet. Wenn Menschen Fehler machen ist das also normal bzw. dem Umstand geschuldet. Auch unsere KI kann nur so gut sein, wie man es ihr beibringt. Im Vergleich zu einem Mensch vergisst sie nichts, was ihr jemals beigebracht wurde. Ein deutlicher Vorteil gegenüber Menschen. Die KI macht auch keine 14 Tage Urlaub und kommt mit einem jungfräulichen Wissenstand wieder.

Auch Maschinen brauchen Liebe.

Wer nun glaubt, dass eine KI einmal programmiert für immer funktioniert, der irrt sich leider. So eine KI braucht viel Liebe, Sorgfalt und Pflege. Bei uns sorgen sich drei Programmierer um ihr Wohl und bringen ihr die harten Worte unserer Kunden schonend bei, wenn etwas nicht klappt. Am Ende haben wir eine riesige Datenbank geschaffen, die Millionen von Operationen pro Sekunde ausführt um mit logischen Prozessen das zu schaffen, was ein menschliches Gehirn auch schafft. Allerdings ist unser KI mindestens um den Faktor 100 mal schneller.

BiPRO BOX
Dieses Produkt ist aus der Not heraus entstanden, weil eine angedachte Kooperation zum Vertrieb der PDF BOX nicht funktioniert hat. Hier die Geschichte:
Mit der PDF BOX können wir beliebige Dokumente zum größten Teil vollautomatisch verarbeiten und das schneller und fehlerfreier als es ein Mensch könnte.

Nun liefern immer mehr Gesellschaften ihre Dokumente über die Schnittstelle BiPRO 430. Allerdings sind die mitgelieferten META Daten oftmals unvollständig oder unbrauchbar für eine vollautomatische Verarbeitung. Diese Tatsache spielt unserer PDF BOX voll in die Karten.

Ein Trumpf auf der Hand, der nicht gespielt wurde.

Wir beschlossen eine Kooperation mit einem Marktteilnehmer, der in diesem Bereich schon tätig war und einen großen Marktanteil hat. So hätten wir schnell wachsen können und alle Seiten hätten profitiert. Mit unserer Technik kann man die Dokumente sehr einfach aufwerten und damit die Verarbeitung erleichtern. Auch können mit unserer PDF BOX alle anderen Dokumente verarbeitet werden, egal woher sie kommen.

Beschlossen war es, nur die Umsetzung fehlte.

Unsere PDF BOX war also einsatzbereit und wir warteten auf Interessenten und Kunden. Im Gegenzug wollten wir unseren Kunden den BiPRO Abholservice unseres Partners schmackhaft machen.
Unsere Partnerfirma hatte aber so viele andere Projekte, dass es zu keinem gemeinsam Geschäft kam. Also nahmen wir Kontakt zu weiteren Marktteilnehmern auf, die schon so einen Service anboten, um nach einer Kooperation zu fragen. Man meinte aber, dass dies uninteressant sei und nahm uns auch nicht wirklich ernst.

Man lachte uns aus, weil wir so etwas nie schaffen könnten.

Notgedrungen beschlossen wir, den gesamten BiPRO Dokumenten Abholservice selbst zu programmieren. Man gab uns aber mit, das diese BiPRO Technik und die Eigenarten der Gesellschaften so komplex sind, dass man riesige Erfahrungen benötigt, um so etwas zu programmieren.

Es war das bisher einfachste Projekt und es hat nur 3 Monate gedauert.

Zugegeben verfügen wir über Programmierer, die ein hohes technisches und fachliches Wissen haben und da wir seit vielen Jahren Vergleichsrechner programmieren und diese auch über BiPRO Schnittstellen angeschlossen haben, fällt uns vieles leichter.
Aber ich hätte trotzdem nicht geglaubt, dass wir nach drei Monaten schon 40 Gesellschaften angeschlossen haben. Der Unterschied zu anderen Anbietern ist, dass unsere Qualität der Dokumente durch die Nachbearbeitung durch die PDF BOX kaum erreicht werden kann.

Wenn man etwas nachprogrammiert, sollte man es auch gleich besser machen.

Unsere BiPRO BOX orientiert sich natürlich an dem Funktionsumfang unserer Mitbewerber. Trotzdem haben wir gleich von vornherein viele weitere Funktionen eingebaut und das System mit der modernsten Technik programmiert. Wenn man bedenkt, dass wir alle Anfragen innerhalb weniger Stunden beantworten und nur einen Bruchteil der Kosten unserer Mitbewerber verlangen, sollte das vielen Nutzern gefallen.

Das beste Produkt nützt nichts, wenn die Strategie nicht stimmt.

Beim Vertrieb des Produktes haben wir das Henne Ei Problem. Unser Abhol-Service kann zwar vollautomatisch Dokumente von den Gesellschaften einsammeln, aber der Makler hat diese noch lange nicht in seinem MVP verarbeitet. Also muss man beide Seiten überzeugen. Der Makler muss bereit sein Geld zu bezahlen für diesen Service und der MVP Hersteller muss bereit sein Programmierleistung zu erbringen um unser Tool anzuschließen. Viele MVP Hersteller versuchen diese Schnittstellen selbst zu programmieren, was natürlich verständlich ist. Allerdings werden dies nur wenige durchhalten, denn dieses Projekt ist mit einem hohen Wartungsaufwand verbunden. Wir glauben, dass immer mehr MVP auf unserer oder auch ähnliche Technik von Mitbewerbern setzen. Wir zahlen dem MVP sogar eine Wartungspauschale, weil wir wissen, dass diese Schnittstellen immer überprüft werden müssen.

Bruder und Schwester zusammen sind stärker als der Einzelne.

Wir haben also für die Dokumentenverarbeitung zwei Softwarelösungen. Einmal den Abholservice, den auch Mitbewerber anbieten und einmal die KI der PDF BOX, die es derzeit von keinem anderen Marktteilnehmer gibt. Beide Lösungen kann man zusammen oder auch einzeln in seine Systeme integrieren.

Eine Bierlaune Idee, die funktioniert.

Zugegeben klingt alles sehr schmeichelhaft wie toll wir sind und wie toll wir arbeiten. Die beiden Produkte entstanden ohne Planung und Ziel, sondern nur deshalb, weil wir selbst den Bedarf als Makler hatten. Mittlerweile verkaufen wir mehr von den BOXen als von unseren anderen Softwarelösungen. Allerdings sollte man auch an dieser Stelle sagen, dass wir viele andere Projekte in den letzten Jahren entwickelt haben, bei denen es richtige Pläne gab und richtige Ziele. Leider ist es auch bei uns so, wie generell im Markt: Von 10 Ideen wird nur Eine gut.

Verfasst von Dirk Natschke (Geschäftsführer der Mr-Money Gruppe)

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